ماتریس تصمیم گیری فعالیت‌های ضروری و مهم (ماتریس آیزنهاور /Eisenhower Matrix)

مقدمه:

ماتریس آیزنهاور به ماتریس فعالیت‌های ضروری و مهم گفته می‌شود. این ماتریس ابزاری است که به شما در الویت‌بندی و تعیین کارها و فعالیت‌ها براساس ضرورت و اهمیت آن‌ها کمک می‌کند و به راحتی در خواهید یافت چه کارهایی را واگذار کنید، چه کارهایی را اصلا انجام ندهید، چه کارهایی را انجام دهید و برای چه کارهایی برنامه‌ریزی کنید.

«آنچه مهم است، به‌ندرت فوری است و آنچه فوری است، به‌ندرت مهم.»

به عبارتی ماتریس آیزنهاور که به آن ماتریس فوری-مهم نیز گفته می‌شود، به شما کمک می‌کند تا وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت، اولویت‌بندی کنید و وظایف کم‌اهمیت‌تر و کم‌اهمیت‌تر را که باید به دیگران واگذار کنید یا اصلاً انجام ندهید، مرتب کنید.

علت نام‌گذاری:

نام این ماتریس از دوایت آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) رییس جمهور آمریکا در سال‌های ۱۹۵۳ الی ۱۹۶۱ گرفته شده است. وی پیش از رییس جمهور شدن، ژنرال ارتش ایالات متحده آمریکا و فرمانده عالی نیروهای متفقین در جنگ جهانی دوم بود. وی بعدها به عنوان فرمانده عالی ناتو انتخاب شد.
دوایت آیزنهاور، به علت موقعیت کاری و نوع فعالیتش همواره می‌بایست میان فعالیت‌ها و کارهای روزانه خود به انتخاب دست می‌زد. این موضوع سبب شد که سرانجام به ابداع اصول ماتریس ضروری و مهم سوق پیدا کند.
در ادامه ماتریس آیزنهاور بیشتر تشریح می‌گردد:

الویت بندی وظایف براساس اهمیت و ضرورت، چهار استراتژی را حاصل می‌کند:

مربع اول «همین الان انجام بده»

مربوط به کارهایی است که در زندگی و کار اهمیت داشته و باید امروز و یا حداکثر فردا انجام شود. به علت اهمیت زمان در انجام کار، می‌توانید از تایمر برای مدیریت زمان بهره ببرید. این امر به شما در حفظ تمرکز بر انجام کار کمک می‌کند. نمونه ای از این نوع کارها، بررسی یک سند مهم و تهیه گزارش آن برای مدیرتان است.

این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود شامل منابع مادی، زمان و منابع انسانی را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.

به عبارت دیگر، بخش مهمی (لزوماً نه همه آنها، مثل یک حادثه غیر مترقبه)، از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری رسیده‌اند، زمانی در دسته فعالیت‌های مهم اما غیرفوری قرار داشته‌اند که به علت پیش‌بینی‌ها و برآوردهای نادرست یا فرار از انجام آنها، امروز در دسته‌ کارهای مهم و فوری قرار گرفته‌اند. بنابراین از ضروریات مهم افراد این است که از انتقال انها به این دسته با برنامه‌ریزی منطقی و رویکردی هدفمند جلوگیری شود.

مربع دوم «برنامه‌ریزی کن»

 مربوط به کارهای مهمی است که انجام آن‌ها فوریت ندارد. شما می‌بایست این کارها را در تقویم کاری خود لیست کنید. برای مثال، برنامه‌ریزی برای شروع دوباره ورزش در این دسته قرار دارد.
شاهدیم که خبرگان در مدیریت حرفه‌ای زمان، فعالیت‌ها و کارهای خود را در دسته دوم یعنی برنامه‌ریزی جا می‌دهند. در واقع می‌توان گفت که کارهای خود را بدون برنامه‌ریزی رها نمی‌کنند. مشخص بودن زمان انجام کارهای ضروری و مهم موجب کاهش استرس و فشار کاری ناشی از محدودیت زمان می‌شود.

اغلب کارهایی که در زندگی افراد موجب ایجاد ارزش افزوده و مزیت رقابتی در بلندمدت می‌شوند حاصل اقدامات و برنامه‌ریزی‌های حرفه‌ای برای این دسته از کارها است.

مربع سوم «واگذار کن»

مربوط به آن دسته از کارهایی است که به علت کم اهمیت بودن، می‌توانید انجام آن را به دیگری بسپارید اما انجام آن ضرورت دارد. شما می‌توانید میزان پیشرفت پروژه واگذار شده را از طریق پست الکترونیک، تلفن، جلسات حضوری پیگیری کنید.

دو مورد از بهترین برخوردها با این دسته از کارها، واگذار کردن و یا زمان‌بندی مجدد برای انجام آنها است. اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا این‌که زمان‌ اجرای آنها را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای انجام کارهای مهم ایجاد خواهد شد.

مربع چهارم  «رها کردن»

آخرین بخش این ماتریس، مرتبط با اموری است که می‌بایست از انجام آن‌ها صرف نظر و یا رها کنید. عادت‌های نادرست مانند گشت و گذار بی‌هدف در اینترنت و نظایر آن را شناسایی کرده و دست از انجام آن‌ها بردارید. این عادت‌های غلط، همان بهانه‌هایی هستند که شما را از انجام امور بخش ۱ و ۲ باز می‌دارند.

پنج توصیه با محوریت مدیریت زمان برای کار با استفاده از ماتریس آیزنهاور
۱. داشتن لیستی از وظایف و کارها، برای شما ذهنی آزاد به ارمغان می‌آورد. همواره از خود بپرسید که کدام کار ارزش اول انجام شدن را دارد.
۲. در هر مربع این ماتریس، حداکثر هشت کار تعریف کنید و پیش از اضافه کردن یک کار جدید، ابتدا مهم‌ترین کار را به انجام برسانید.
۳. به یاد داشته باشید که فقط باید یک لیست برای انجام فعالیت‌ها و وظایف زندگی شخصی و کاری خود داشته باشید. بدین ترتیب در پایان روز از انجام ندادن امور شخصی و خانوادگیتان شکایت نخواهید کرد.
۴. اجازه ندهید دیگران و یا حتی خودتان، عاملی برای حواس پرتی شوند. نگذارید دیگران، الویت‌های شما را تعیین کنند. هر صبح، در ابتدا به برنامه‌ریزی بپردازید و سپس به انجام امور مشغول شوید. در نهایت از اتمام کار لذت ببرید.
۵. سعی کنید کارها را زیاد به تعویق نیاندازید. همچنین سعی کنید گرفتار مدیریت بیش از حد و گیر کردن در فرایند برنامه‌زیری نشوید.

سایر نکات کلیدی و راهنماهایی برای استفاده مطلوب از این سبک و الگوی تصمیم‌گیری:

 ۱. وظایف را دقیق طبقه‌بندی کنید 

   – از خود بپرسید: 

     – آیا این کار واقعاً مهم است؟ (مثلاً آیا به اهداف بلندمدت من مرتبط است؟) 

     – آیا واقعاً فوری است؟ (اگر امروز انجام نشود، چه پیامدی دارد؟) 

   – مثال: – تماس گرفتن با یک مشتری ناراضی → مهم + فوری (مربع ۱). 

     – یادگیری زبان جدید برای ارتقای شغلی → مهم + غیرفوری (مربع ۲). 

۲. مربع (مهم/غیرفوری) را به عادت تبدیل کنید 

   – این بخش قلب ماتریس است و از بحران‌های آینده جلوگیری می‌کند. 

   – راهکارها: 

     – زمان‌های ثابتی برای این کارها اختصاص دهید (مثلاً ۱ ساعت روزانه برای ورزش یا مطالعه). 

     – از تکنیک زمان‌بندی بلوکی (Time Blocking) استفاده کنید. 

 ۳. واگذاری مؤثر (مربع ۳) را یاد بگیرید 

   – بسیاری از کارهای «فوری اما غیرمهم» را می‌توان به دیگران سپرد. 

   – نکات واگذاری: 

     – فرد مناسب را انتخاب کنید (مثلاً همکار، عضو خانواده یا ابزارهای اتوماسیون). 

     – دستورالعمل‌های واضح بدهید و انتظارات خود را مشخص کنید. 

۴. مربع (غیرمهم/غیرفوری) را سخت‌گیرانه حذف کنید 

   – از قانون ۸۰/۲۰ استفاده کنید: ۸۰٪ نتایج شما از ۲۰٪ فعالیت‌ها ناشی می‌شود. بقیه را کاهش دهید. 

   – مثال: اگر شبکه‌های اجتماعی وقت شما را می‌گیرند، از ابزارهایی مثل StayFocusd (برای محدود کردن زمان/ ابزاری است که برای مقابله با اعتیاد به اینترنت و افزایش تمرکز طراحی شده است) استفاده کنید. 

 ۵. بررسی هفتگی ماتریس 

   – یک زمان ثابت (مثلاً جمعه‌ها) برای بازنگری ماتریس اختصاص دهید: 

     – آیا کارهای مربع ۱ کاهش یافته‌اند؟ 

     – آیا مربع ۲ به اندازه کافی توجه شده است؟ 

     – چه کارهایی را می‌توان در هفته آینده واگذار یا حذف کرد؟ 

 ۶. از ابزارهای دیجیتال کمک بگیرید 

   – اپلیکیشن‌هایی مانند: 

     – Todoist (برای دسته‌بندی وظایف با برچسب‌های آیزنهاور). 

     – Trello (با ساخت بردهای ۴ خانه). 

     – Notion (برای پیاده‌سازی ماتریس + پیگیری پیشرفت). 

 ۷. به خودتان پاداش دهید 

   – پس از انجام موفقیت‌آمیز وظایف مربع ۲ (مثل ورزش منظم)، به خود پاداش کوچکی بدهید تا انگیزه حفظ شود. 

 ۸. مراقب «تله‌های فوریت» باشید 

   – برخی کارها فقط فوری به نظر می‌رسند (مثل برخی ایمیل‌ها یا درخواست‌های دیگران). قبل از اقدام، از خود بپرسید: 

     – اگر این کار را انجام ندهم، چه می‌شود؟ 

 ۹. برای مربع ۱ از تکنیک‌های مدیریت بحران استفاده کنید 

   – اگر همیشه درگیر کارهای مهم + فوری هستید، احتمالاً در برنامه‌ریزی (مربع ۲) ضعف دارید. 

   – راهکار: 

     – هفته خود را با برنامه‌ریزی شروع کنید تا از بحران‌های غیرمنتظره جلوگیری شود. 

 ۱۰. انعطاف‌پذیر باشید 

   – گاهی شرایط تغییر می‌کند (مثلاً یک کار غیرمهم ناگهان اهمیت پیدا می‌کند). ماتریس را به‌روز نگه دارید.