نمونه شرح شغل مسئول دفتر مدیر عامل

شرح شغل چیست؟

شرح شغل (Job Description) یک سند مکتوب است که ماهیت وظایف، مسئولیت‌ها، شرایط و الزامات یک موقعیت شغلی خاص را به طور دقیق و شفاف تعریف می‌کند، این سند پایه و اساس ارتباط بین کارمند و کارفرماست.

شرح شغل یا شرح وظایف لیستی است شامل کلیه وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با شغلی که یک فرد یا شخص که قرار است در کسب و کار یا سازمان وظایف ذکر شده در آن شغل را عهده‌دار شود.

شغل مسئول دفتر

شغل مسئول دفتر یکی از مشاغل حساس و پرکاربرد در محیط‌های سازمانی است. مسئول دفتر کسی است که به عنوان بازوی اجرایی مدیر عمل می‌کند و در بسیاری از تصمیم‌ها و کار‌های اجرایی مرتبط با حوزه مدیریت نقش تسهیل‌گر و پشتیبان را به عهده دارد. یک مسئول دفتر به عنوان پل ارتباطی میان مدیر، کارکنان و مراجعان، به پیشبرد اهداف سازمانی کمک می‌کند.

عمده‌ترین وظایف مسئول دفتر مدی عامل عبارتند از:

• هماهنگی جلسات و سفر‌های کاری
• مدیریت اسناد و مکاتبات محرمانه
• پاسخگویی و ارتباطات
• تهیه گزارش و پیگیری امور
• نظارت بر تهیه و در دسترس بودن ملزومات اداری مورد نیاز
• پذیرش مراجعان و حفظ نظم محیط کار
• و …

تفاوت منشی با مسئول دفتر

در بسیاری از سازمان‌ها، واژه‌هایی مانند منشی، مسئول دفتر و رئیس دفتر به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما در عمل، تفاوت‌های قابل توجهی میان این مشاغل وجود دارد. شرح وظایف منشی و مسئول دفتر به‌وضوح متفاوت است. منشی معمولاً روی کار‌های اداری روتین شده و ساده‌تری مانند پاسخگویی به تماس‌ها، تنظیم جلسات و پذیرش ارباب رجوع زیر نظر مدیر ذیربط تمرکز دارد و نقش اجرایی و پشتیبانی دارد. در حالی که مسئول دفتر به انجام امور تخصصی‌تری مانند پیگیری مستقیم دستور‌های مدیر عامل، حفظ اسناد محرمانه، شرکت در جلسات مدیریتی، تنظیم صورتجلسات، تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، تبادل بهینه اطلاعات و … می‌پردازد و نقش نظارتی و سرپرستی دارد بطوری که باید از انجام درست کارها توسط دیگران اطمینان حاصل ‌کند و کل فضای اداری حوزه مدیریت ذیربط را اداره نماید و در قبال این گونه وظایف به مدیر ذیربط پاسخگو باشد. 

مهارت‌های ضروری مسئول دفتر حرفه‌ای

عمده‌ترین مهارت‌های مورد نیاز یک مسئول دفتر حرفه‌ای عبارتند از:

• تسلط بر نرم‌افزار‌های اداری
• تایپ سریع و دقیق
• مهارت در نگارش نامه‌ها و گزارش‌های رسمی
• آشنایی با زبان انگلیسی
• مهارت جستجو و استفاده از ابزار‌های آنلاین
• مهارت‌های ارتباطی قوی
• توانایی ایجاد ارتباط مثبت با دیگران
• مهارت برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
• توانایی کار تیمی
• مهارت حل مسأله و تصمیم‌گیری
• تحمل فشار و مدیریت استرس
• رازداری و رعایت اخلاق حرفه‌ای
• یادگیری مداوم
• مهارت گزارش‌دهی و تحلیل اطلاعات

در فایل پیوست نمونه شرح شغل مسئول دفتر مدیر عامل در قالب (WORD) و (PDF) ارایه گردیده است.